Tìm hiểu chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Cùng với văn phòng đại diện thì chi nhánh cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, chi nhánh được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Như vậy, so với văn phòng đại diện thì có thể thấy chi nhánh được thực hiện các công việc, nghiệp vụ như chức năng của doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, khi tiến hành hoạt động kinh doanh thì ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện

Từ những nội dung đã đề cập ở trên, có thể xác định được nội dung hoạt động của văn phòng đại diện là bảo vệ quyền và lợi ích của công tytheo sự ủy quyền của doanh nghiệp.

Do đó, khi nói đến chức năng của văn phòng đại diện, có thể đề cập đến những chức năng sau:

Thứ nhất: Văn phòng đại diện thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;

Thứ hai: Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp mẹ tiếp cận với thị trường và các đối tác kinh doanh.

Ngoài các chức năng trên, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện cũng không có quyền nhân danh chính mình để ký kết hợp đồng riêng.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, bảo vệ các quyền và lợi ích của công ty theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà doanh nghiệp thành lập ra văn phòng đại diện sẽ chịu trách nhiệm đối với tất cả các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện đó. Do đó, việc hạch toán của văn phòng đại diện cũng đều phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc mà lại đang lăn tăn giữa việc thành lập văn phòng đại diện và chi nhánh thì cần xem xét đến chức năng của văn phòng đại diện và chức năng của chi nhánh. Theo đó, nếu doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với mục đích là nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể căn nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.

Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng, khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện thì các cá nhân, doanh nghiệp cần chú ý đến thẩm quyền ký kết. Theo đó, Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh doanh nghiệp nên khi tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện, đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh trường hợp hợp đồng bị vô hiệu, ảnh hưởng đến lợi ích của các bên.

Tên văn phòng đại diện

Sau quá trình tìm hiểu về chức năng của văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp quyết định thành lập văn phòng đại diện. Vấn đề đầu tiên mà chủ doanh nghiệp vướng mắc là đặt tên cho văn phòng đại diện. Về nguyên tắc, cấu trúc cũng như những lưu ý khi đặt tên văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể nghiên cứu quy định tại Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020.

Thứ nhất: Về nguyên tắc đặt tên văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020, tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Thứ hai: Cấu trúc tên văn phòng đại diện

Về cấu trúc tên văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 2 Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020. Theo đó, tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần ABC HOLDINGS

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị 01 (một) bộ hồ sơ nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng dại diện đặt trụ sở.

Thứ nhất: Thành phần hồ sơ

Về hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Theo đó, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trong trường hợp nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ thì ngoài giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cần có thêm văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký), bản sao giấy chứng thực cá nhân của người thực hiện thủ tục.

Thứ hai: Địa điểm nộp hồ sơ

Cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện nộp hồ sơ đăng ký qua mang điện tử hoặc nộp trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Thứ ba: Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Trường hợp, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua mạng điện tử thì thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ dăng ký văn phòng đại diện là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy hồ sơ dăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung bài viết về Chức năng của văn phòng đại diện cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện mà chúng tôi gửi đến bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số 1900.6296 để nhận được tư vấn từ Bravolaw nhé.