Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hiện nay việc thành lập văn phòng đại diện diễn ra phổ biến. Tuy nhiên việc thành lập văn phòng đại diện phải diễn ra theo những trình tự, thủ tục đúng quy định. Văn phòng đại diện sẽ có những quyền và nghĩa vụ riêng. Vậy hiện nay, pháp luật quy định điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện diễn ra như thế nào? Hãy cùng Luật Bravolaw tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện trên thực tế được phân ra làm 2 loại chính là Văn phòng đại diện của các công ty trong nước và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện Chi nhánh của mình tại Việt Nam.

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại việt nam thì thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên việc thành lập VP đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành .

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế; hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật

Lưu ý

Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) trên phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b trên phải được cơ quan đại diện ngoại giao; cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Xem thêm bài viết: Tư vấn thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện

Thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Bước 1

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3

Trường hợp 1

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam; hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.Thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành

• Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp 2

Nếu không thuộc trường hợp 1 trên; trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trên đây là tư vấn của Luật Bravolaw về thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định pháp luật hiện hành. Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ tư vấn thành lập công ty miễn phí của chúng tôi vui lòng liên hệ Hotline: 1900 6296 nhé!