Quy trình, thủ tục sửa đổi con dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp 2020 có một số điểm khác biệt so với Luật cũ, đặc biệt là những thay đổi về quy trình và thủ tục sửa đổi con dấu của doanh nghiệp. Những thay đổi này ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp.

Quy định pháp luật về con dấu của doanh nghiệp Quy định về con dấu của doanh nghiệp là một trong những vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm của nhiều cá nhân và tổ chức. Vào ngày 26/11/2014, Quốc hội đã thông qua Luật Doanh nghiệp 2020 với nhiều sửa đổi so với Luật doanh nghiệp 2005, cụ thể có những thay đổi sau theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung, số lượng con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
• Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo đó, khác với những quy định trước đây, số lượng con dấu của doanh nghiệp không bị giới hạn, mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều hơn hai con dấu, hơn nữa nội dung cũng không còn bị bó hẹp bởi bất kỳ quy định nào. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định hình dạng màu sắc, nội dung con dấu với điều kiện duy nhất đó là phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể tự thiết kế và sáng tạo cho mình những mẫu dấu với phong cách khác nhau. Thay đổi con dấu của doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có rất nhiều lý do khác nhau để quyết định thay đổi mẫu dấu đã đăng ký trước đó với cơ quan nhà nước. Căn cứ theo quy định tại điểm b Khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, việc thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu phải thông báo với cơ quan nhà nước, cụ thể ở đây là Sở kế hoạch và đầu tư. Hồ sơ thay đổi con dấu của doanh nghiệp Hồ sơ thay đổi con dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• “Thông báo thay đổi mẫu dấu” thực hiện theo phụ lục I-19 kèm theo công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD;
• Giấy ủy quyền (Nếu không phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ.

Trong “Thông báo thay đổi mẫu dấu” tại mục “Hình thức con dấu” yêu cầu phải có mẫu con dấu cũ và mẫu con dấu mới. Để tránh gây ra tình trạng khó khăn cho doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư đã ban hành Công văn số 9720/BKHĐT-ĐKKD quy định một số trường hợp không cần phải có mẫu con dấu cũ khi thông báo mẫu dấu gồm:

• Các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2015 nhưng bị mất con dấu hoặc đã trả con dấu cho cơ quan công an.
• Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015 nhưng bị mất con dấu và hiện nay có nhu cầu thay đổi mẫu dấu mới.

Các bước thực hiện thay đổi con dấu của doanh nghiệp Căn cứ vào Điều 44 Luật Doanh Nghiệp; Điều 34 NĐ 78/2015/NĐ-CP thì trình tự thủ tục chung khi thông báo thay đổi con dấu của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ nêu trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch và đầu tư.

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại Sở kế hoạch và Đầu tư. Các lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu của doanh nghiệp Tuy nhiên, chúng ta cũng cần phải lưu ý, tùy thuộc vào thời gian thành lập doanh nghiệp và mục đích khác nhau của doanh nghiệp mà ta phải chú ý một số vần đề sau:

a. Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 có nhu cầu sửa đổi con dấu:

Sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an, hồ sơ trả mẫu dấu bao gồm:

• Bản sao công chứng GCN ĐKKD
• Bản gốc giấy chứng nhận mẫu dấu
• Công văn đề nghị trả con dấu
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiêp)
• Chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ
• Con dấu

b. Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu

Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. c. Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015 Có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới. Những thay đổi của Luật doanh nghiệp 2014 nói chung và về con dấu của doanh nghiệp nói riêng có phần nới rộng hơn so với những quy định trước đây. Các doanh nghiệp không còn phải trải qua những thủ tục đăng ký mẫu dấu mà được quyền thiết kế mẫu dấu riêng tạo ra những điểm khác biệt cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, mặc cho những thông thoáng ấy các doanh nghiệp cần phải cẩn thận trong việc quản lý và sử dụng con dấu của mình. Và đặc biệt khi thực hiện thủ tục thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp cần phải lưu ý những quy định trên để tránh lãnh phí thời gian và công sức.

Với những chia sẻ qua bài viết này Luật Bravolaw hy vọng sẽ giúp được bạn hiểu được quy trình và thủ tục sửa đổi con dấu doanh nghiệp đúng luật hiện nay. Nếu cần tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn, hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.