Bảo quản, lưu giữ tài liệu như thế nào khi thành lập công ty

Tài liệu là một phần quan trọng trong quá trình thành lập công tycũng như trong quá trình hoạt động sau này của công ty. Việc bảo quản, lưu giữ tài liệu vô cùng quan trọng, nó giảm cho công ty hay doanh nghiệp những rủi ro, sự cố liên quan đến pháp luật. Luật Bravolaw xin chia sẻ một số thông tin về bảo quản, lưu giữ tài liệu như thế nào khi thành lập công ty.

Bảo quản, lưu giữ tài liệu như thế nào

Luật doanh nghiệp 2020 nêu rõ những tài liệu bắt buộc phải lưu giữ:

• Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ.
• Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
• Những văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, các loại giấy phép và giấy tờ chứngnhận.
• Những tài liệu, giấy tờ xác minh về quyền sở hữu tài sản của công ty.
• Biên bản họp hội đồng thành viên, hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị đối với các công ty cổ phần, TNHH 2 thành viên trở lên, và những quyết định của doanh nghiệp.
• Báo cáo của ban kiểm soát, những kết luận của cơ quan thanh tra, tổ chức kiểm toán.
• Bản cáo bạch về phát hành chứng khoán.
• Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Địa điểm lưu trữ

– Tại trụ sở chính hoặc, những địa điểm được quy định trong điều lệ công ty.

Thời gian lưu trữ

-Theo quy định của pháp luật có liên quan tới các giấy tờ, tùy từng giấy tờ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau.

Lưu ý

– Mục đích của việc lưu trữ tài liệu ngoài việc đảm bảo đúng pháp luật thì việc lưu trữ sẽ tạo thuận lợi cho công ty, các cơ quan ban ngành, đơn vị tổ chức dễ dàng kiểm tra, nắm bắt những nội dung, khối lượng văn bản của công ty, đơn vị đó. Doanh nghiệp sẽ biết được hồ sơ, tài liệu nào phải bảo quản chu đáo, nắm bắt được những văn bản bị mất, phân tán, thất lạc đồng thời cũng giữ gìn được những bí mật của công ty.

– Những tài liệu ở công ty nếu được tổ chức tốt sẽ được phân loại và xác định được những tính chất quan trọng của những văn bản, giấy tờ trên cơ sở đó sẽ dễ dàng lựa chọn được những văn bản, giấy tờ khi cần tới.

– Việc lưu trữ cũng góp phần giúp các công ty nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.

Việc lưu trữ những tài liệu giấy tờ ở công ty là vô cùng quan trọng, vì thế những công ty lớn phải có một phòng lưu trữ để có thể dễ dàng nắm bắt được các giấy tờ liên quan tới công ty

Hy vọng những thông tin trên sẽ đem lại những kiến thức bổ ích cho những ai đã và đang có mong muốn tham gia vào hoạt động kinh doanh. cần tư vấn thêm vui lòng liên hệ theo số 1900 6296 để nhận được tư vấn và giải đáp mọi thăc mắc của quý khách.