8 điều kiện thành lập công ty, doanh nghiệp bạn cần phải biết

Bài viết cung cấp 8 Điều Kiện Thành Lập Công Ty và những lưu ý đi kèm mà bạn nhất định phải đọc TRƯỚC khi thành lập 1 công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là tất cả những kinh nghiệm, kiến thức thực tế mà công ty tư vấn Luật Bravolaw đã trải qua trong suốt quá trình 8 năm cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp.

I. Căn cứ pháp lý:

Luật Doanh nghiệp năm 2014 và các văn bản hướng dẫn.
Luật nhà ở 2014;
Nghị định số 99/2015/NĐ-CP;
Nghị đinh số 50/2016/NĐ-CP
Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ 10/10/2018)

II. 8 Điều kiện và lưu ý khi thành lập công ty, doanh nghiệp

Điều kiện về các cổ đông góp vốn thành lập công ty

KHÔNG có quy định nào về trình độ học vấn, bằng cấp chuyên môn hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú mà chỉ cần các cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc trường hợp pháp luật cấm (như: đang thi hành án phạt tù, tâm thần..) thì đều có thể đứng ra thành lập công ty. (Ví dụ, anh A có hộ khẩu thường trú ở TP Hồ Chí Minh hoàn toàn được phép thành lập công ty có địa chỉ trụ sở tại TP Hà Nội). Với công ty có nhiều cổ đông thì tất cả các cổ đông chỉ cần đáp ứng các yêu cầu kể trên. (Ngoại trừ người đại diện pháp luật pháp đáp ứng thêm một số yêu cầu riêng)

Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật (Với chức danh: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc, … ) có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài tùy theo nhu cầu của công ty.

Trường hợp công ty 100% vốn Việt Nam nhưng nếu có nhu cầu cho người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc, … ) hoàn toàn có thể đăng ký được, chỉ cần có bản sao công chứng trong vòng 06 (Sáu) tháng của Hộ chiếu và sổ đăng ký tạm trú của người nước ngoài đó.

Lưu ý:

– Cá nhân trước đây là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khác và hiện tại, doanh nghiệp đó đang trong trạng thái nợ thuế thì không được là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp dự kiến thành lập.

Hiện nay, khi tiến hành thủ tục thành lập doanh nghiệp, một số người thắc mắc Thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập hay Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có yêu cầu về trình độ học vấn (Tốt nghiệp Trung học phổ thông/Tốt nghiệp Đại học…) hoặc phải có Hộ khẩu tại nơi đặt địa chỉ công ty hay không? Tuy nhiên, KHÔNG có quy định nào yêu cầu như vậy đối với những đối tượng này.

Điều kiện và lưu ý về loại hình công ty

Có 03 (Ba) loại hình công ty chủ yếu mà anh/chị có thể đăng ký gồm: Công ty TNHH một thành viên (Công ty TNHH); Công ty TNHH hai thành viên (Công ty TNHH); Công ty Cổ phần (CTCP).

Lưu ý:

Công ty TNHH một thành viên: Chỉ có 01 (Một) người là chủ sở hữu (Người đứng ra thành lập công ty). Có thể đăng ký chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Hoặc chủ sở hữu công ty và người đại diện theo pháp luật là hai người khác nhau.
Công ty TNHH hai thành viên: Từ 02 (Hai) đến 50 (Năm mươi) thành viên.
CTCP: Bắt buộc phải có từ 03 (Ba) cổ đông trở lên.

Điều kiện về tên công ty

Căn cứ pháp lý về tên công ty:

Điều 38, Điều 39 Luật doanh nghiệp 2014;
Điều 17, Điều 18 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp

Theo đó, tên doanh nghiệp phải bao gồm 2 thành tố: Loại hình doanh nghiệp+ Tên riêng.

Các loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty cổ phẩn. Tuy nhiên khi đặt tên, không bắt buộc phải ghi rõ và đầu đủ từng chữ.

Ví dụ: Đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên HOẶC Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên bạn có thể đặt tên công ty mình là: CÔNG TY TNHH + TÊN RIÊNG

Lưu ý khi đặt tên công ty:

Tên riêng của công ty phải không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã được đăng ký (trong phạm vi toàn quốc), trừ trường hợp doanh nghiệp đó đã giải thể/ bị tuyên bố phá sản.

Các trường hợp được bị coi là gây nhầm lẫn với công ty khác bao gồm:

– Tên tiếng Việt phát âm giống nhau;

– Tên viết tắt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài trùng nhau;

– Tên riêng chỉ khác bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;

Đây là trường hợp rất dễ khiến cho tên công ty bạn dự kiến đặt gây nhầm lẫn với công ty khác.

Ví dụ: Nếu đã có doanh nghiệp đăng ký tên:

+ CÔNG TY TNHH SUWON thì SUWON được xác định là tên riêng của công ty đó, nên khi bạn muốn đăng ký tên SUWONA/SUWONE… (chỉ khác với tên riêng bởi các chữ cái ) thì sẽ không thể đặt được.

+ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ ACE gây nhầm lẫn với CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ

…

– Tên riêng chỉ khác nhau bởi ký hiệu “&”, “.”, “+”, “-”, “_”;

– Tên riêng chỉ khác nhau bởi từ “tân” ngay trước hoặc “mới” ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;

– Tên riêng chỉ khác nhau bởi từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” hoặc từ có ý nghĩa tương tự.

Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính của công ty

Thứ nhất: Xác định cụ thể thông tin địa chỉ trụ sở chính

Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2014, quy định cụ thể về trụ sở chính công ty như sau: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, để thuận tiện trong quá trình hoạt động kinh doanh địa chỉ trụ sở công ty phải xác định rõ 4 cấp.

Ví dụ: Số nhà 25, ngõ 994 đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Việt Nam Hoặc: Thôn Bồng Mạc, xã Liên Mạc, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Thứ hai: Không đặt trụ sở công ty tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể

Theo quy định của pháp luật tại Điều 6 Luật nhà ở năm 2014 và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP quy định việc sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay vừa hay lớn.

Trong hợp này, một số người khi lựa chọn địa chỉ doanh nghiệp thường không kê khai chính xác thông tin địa chỉ. Ví dụ, công ty đặt trụ sở tại Phòng 402, Khu tập thể Ngọc Khánh thì khi đăng ký chỉ đề là số 36 Ngọc Khánh, phường Láng Hạ. Tuy nhiên việc “lách luật” như vậy, dễ dẫn đến một số hậu quả về sau như: Doanh nghiệp hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra thực địa; Chi phí thuê không được khấu trừ.; Không phát hành được hóa đơn.

Đồng thời, những tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp giấy tờ đăng kí kinh doanh cho phép sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở để kinh doanh trước ngày 25/11/2014 phải chuyển hoạt động kinh doanh đến địa điểm khác. Và thực hiện thay đổi đăng ký kinh danh theo thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Thứ ba: Địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác

Đối với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh các ngành nghề đặc thù, ngoài việc địa chỉ trụ sở chính không được đặt tại chung cư, nhà tập thể có chức năng để ở, sinh hoạt thì pháp luật còn quy định một số yêu cầu khác, tùy theo từng ngành nghề cụ thể.

Theo quy định tại Nghị đinh 50/2016/NĐ-CP, những hành vi của các công ty cố tình sai phạm về trụ sở chính sẽ bị xử phạt hành chính sẽ bị áp dụng hình thức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng do hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi và thông báo lại các thông tin doanh nghiệp đã kê khai không trung thực, không chính xác

Điều kiện về vốn điều lệ

Đây cũng là vấn đề mà nhiều anh/chị còn băn khoăn, bởi muốn đăng ký vốn điều lệ cao nhưng số vốn hiện có không đủ. Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp thì không có điều khoản quy định bắt buộc khi đăng ký thành lập công ty thì phải chứng minh có đủ số vốn điều lệ, cũng như không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ tối đa, tối thiểu. Do đó, anh/chị có thể đăng ký số vốn điều lệ tùy theo quy mô hoạt động của công ty mình. Chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

Đối với ngành nghề kinh doanh bất động sản thì vốn điều lệ phải từ 20 tỷ trở lên
Vốn điều lệ nhỏ hơn hoặc bằng 10 tỷ thì mức lệ phí môn bài phải đóng là 2.000.000 VNĐ/năm
Vốn điều lệ lớn hơn 10 tỷ thì mức lệ phí môn bài phải đóng là 3.000.000 VNĐ/năm
Nếu công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kể từ ngày 01/7 trở đi thì chỉ phải đóng lệ phí môn bài nửa năm.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Hiện nay, theo quy định mới do Chính phủ ban hành ngày 06/07/2018, hệ thống mã ngành nghề kinh doanh được áp dụng sẽ thay đổi, có hiệu lực từ ngày 20/08/2018. Theo đó, hệ thống ngành nghề kinh tế được các doanh nghiệp đăng ký theo quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-Ttg.

Ngành nghề phải nằm trong hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam, trường hợp ngành nghề không nằm trong hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam thì phải được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật chuyên ngành.
Ngành nghề thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng được điều kiện theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số ngành nghề có điều kiện thường gặp như:

Không được đăng ký hoạt động đấu giá;

Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm: Không được đăng ký hoạt động trung tâm môi giới lao động, việc làm;
Bán buôn kim loại và quặng kim loại: Không được đăng ký lĩnh vực kinh doanh vàng miếng;
Đăng ký ngành nghề kinh doanh hóa chất: Phải đáp ứng quy định tại Điều 14 Luật Hóa chất năm 2007 và Điều 9 Nghị định 113/2017/NĐ-CP;
Đăng ký ngành nghề kinh doanh vận tải: Phải đáp ứng quy định của Luật Giao thông đường bộ năm 2008 và Nghị định 86/2014/NĐ-CP.

Lưu ý về thông tin cá nhân

Khi cung cấp thông tin trong hồ sơ thành lập công ty, cần cung cấp đầy đủ, chính xác theo bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu gồm: Số, ngày cấp, nơi cấp, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, địa chỉ chỗ ở hiện tại.

Lưu ý: Có những trường hợp nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu khác với thông tin trên CMND/Căn cước công dân do đã chuyển hộ khẩu đến nơi ở mới mà chưa đổi CMND/Căn cước công dân thì cần cung cấp thông tin theo địa chỉ ghi trên CMND/Căn cước công dân (Vì khi nộp hồ sơ sẽ nộp kèm CMND/Căn cước công dân chứ không nộp sổ hộ khẩu), và địa chỉ phải đủ 04 (Bốn) cấp (Số nhà, ngõ, đường/Thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/TP/Thị xã, tỉnh/TP).

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của Bravolaw để Quý Anh/chị có thể định hướng rõ được cần chuẩn bị những nội dung, thông tin gì khi thành lập công ty. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc không có thời gian tự thực hiện thủ tục thành lập công ty, mời tham khảo dịch vụ thành lập công ty của Bravolaw với chi phí cạnh tranh, thời gian nhanh nhất cho quý khách