Một đồ vật không thể thiếu đối với cơ quan, doanh nghiệp là con dấu. Mặc dù được sử dụng rất nhiều, đặc biệt với công ty hay đơn vị cơ quan lớn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được cách quản lí va sử dụng con dấu hay phương pháp đóng dấu văn bản sao cho đúng và chính xác nhất.
-
Con dấu là gì?
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Sử dụng con dấu trong những văn bản của doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều các con dấu như dấu pháp nhân hay còn gọi là dấu tròn doanh nghiệp, dấu chức danh, dấu ngày tháng năm, … Nhưng bài viết này chỉ hướng dẫn sử dụng con dấu tròn doanh nghiệp, đây là con dấu xác nhận giá trị pháp lý của văn bản. Còn các con dấu khác thủ tục khắc dấu chức danh thì có thể đóng dấu hoặc viết tay, hoặc đánh máy in sẵn trên văn bản.
Đối với việc đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật cũng như tuân thủ theo quy định tại các văn bản pháp luật chuyên ngành.
CÁCH THỨC ĐÓNG DẤU TRÊN CÁC VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP.
-
Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp có 4 cách đóng dấu ( hình thức đóng dấu) mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau:
*Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức:
- Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký
*Đóng dấu treo:
- Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị (Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn).
*Đóng dấu trên chữ ký trong văn bản
- Đóng dấu trên chữ ký của văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu đóng trên chữ ký sẽ ở phần xác nhận nội dung của văn bản, đóng dấu lên chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi ban hành văn bản đó. Dấu đóng trên chữ ký sẽ trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền và lệch về phía bên trái của chữ ký.
*Đóng dấu giáp lai:
- Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu của doanh nghiệp đóng lên văn bản gồm nhiều tờ vào lề bên trái hoặc bên phải để trên tất cả các tờ giấy của một văn bản đều có dấu, để đảm bảo tính chính xác của từng tờ trong văn bản, tránh trường hợp cố tình làm thay đổi nội dung của văn bản nhằm làm giả mạo văn bản.
- Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng mà hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu trên chữ ký của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì cần đóng dấu giáp lai của các bên ký kết hợp đồng. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà một lần không thể đóng dấu giáp lai hết thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và phải đảm bảo rằng khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể việc đóng dấu giáp lai áp dụng như sau:
- Áp dụng dấu giáp lai với các văn bản có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt hoặc từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.
- Dấu giáp lai sẽ được đóng vào phần giữa mép phải hoặc mép trái của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy trong văn bản.
- Mỗi lần đóng dấu tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt của văn bản.
Trên đây là cách thức đóng dấu đối với các văn bản của doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng còn những vướng mắc cần được tư vấn thêm về vấn đề này hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm lâu năm của Luật Bravolaw tư vấn miến phí.
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN BRAVOLAW
Đ/C: P.3013, Tòa nhà RIVESIDE GARDEN, 349 Vũ Tông Phan, Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, TP Hà Nội
Hotline: 19006296